Come sviluppare incontri efficaci nella mia azienda

Nelle aziende c'è una malattia endemica che li colpisce tutti allo stesso modo: "Reunionitis". La perdita di produttività causata dalle ore investite in riunioni è uno degli aspetti che più riguardano i team di gestione. Secondo la nostra esperienza, è necessario applicare una metodologia per garantire che le riunioni siano produttive: leadership, rigore e impegno.Se si desidera organizzare riunioni efficaci nella propria azienda, leggere attentamente i seguenti passaggi.

Passi da seguire:

1

Pensa se l' incontro è davvero necessario, così come chi deve partecipare in modo essenziale. Per sapere se l'incontro potrebbe essere evitato, definire i propri obiettivi in modo chiaro e preciso e valutare se è possibile attendere.

2

Invia la chiamata con l'ordine del giorno in modo documentato. Imposta l'ora di inizio e di fine. È necessario che tutti i partecipanti conoscano gli argomenti che saranno discussi. Ti consigliamo di leggere il seguente articolo su come ricordare alle persone di partecipare a una riunione.

3

Cerca di assicurarti che tutti i partecipanti preparino la riunione correttamente prima di iniziare. Questo sarà raggiunto inviando la chiamata, come abbiamo comunicato nel passaggio precedente.

4

Sii puntuale. Inizia all'ora prevista. Tieni presente, inoltre, che l' assemblea dovrebbe durare meno di un'ora e mezza per non causare affaticamento. Sai già come posizionare i tavoli?

5

Il delegato o chiunque lui o lei designa fungerà da moderatore e capo dell'incontro. Questo dovrebbe stabilire linee guida chiare quando si affrontano le questioni del consiglio di amministrazione, è consigliabile evitare la "via libera" per evitare di creare dispersione tra i partecipanti.

6

Evitare tutti i tipi di interruzioni. Stai attento in anticipo: telefoni, telefoni, ...

7

Non trattare questioni al di fuori dell'agenda.

8

Rispetta gli interventi degli altri. Pratica l'ascolto attivo e sii concreto. Pertanto, evitare polemiche assurde o problemi personali a tutti i costi.

9

Registrare la riunione e inviarla tra le 24-48 h successive, se non diversamente concordato. In questo devi scrivere le conclusioni che sono state chiare nella sessione . Ciò incoraggerà i lavoratori, che conferiranno alle riunioni uno status e un'importanza rilevanti.

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