Come rispondere al telefono in modo professionale

Avere le competenze di un professionista del telefono può aiutarti ad avere successo nel mondo degli affari, che tu rappresenti una piccola impresa, fornisca informazioni per un istituto finanziario o funga da prima linea di comunicazione per una grande azienda. Un modo professionale di rispondere al telefono in una comunicazione commerciale mantiene tutto chiaro tra le due parti. "Comunicare in modo chiaro e ascoltare in modo efficace sono i capisaldi delle relazioni leali". Quando le persone non riescono a vedere la persona all'altro capo del telefono, un atteggiamento fiducioso e informato fa loro sapere che hanno a che fare con un professionista. .

Passi da seguire:

1

Prenditi il tuo tempo per raccogliere il ricevitore di una chiamata in arrivo. Precipitando per rispondere al telefono quando non si è pronti, dice alla persona dall'altra parte che non si è pronti a rispondere . Lascia che il telefono squilli una o due volte prima di sollevarlo e fai un respiro profondo per prepararti alla chiamata.

2

Cita l'organizzazione che rappresenti e il tuo nome. Questo momento è importante poiché trasmette le informazioni più elementari all'altra parte ed elimina ogni dubbio sul fatto che sia il numero corretto.

3

Ascolta attentamente il chiamante. Aspetta di aver finito di parlare per rispondere e assicurati di aver compreso le tue domande prima di rispondere. Chiarire qualsiasi dettaglio delle domande dell'interlocutore se non si è sicuri.

4

Parla lentamente quando rispondi al chiamante. Abbi fiducia nelle tue risposte. Scegli attentamente la tua lingua, dal momento che parole gergali o indecise possono indurre il chiamante a dubitare della propria esperienza. Chiedi al chiamante se capisci le informazioni che fornisci.

5

Richiedi il permesso prima di mettere una chiamata in attesa. Ringrazia il chiamante per la tua pazienza e digli quanto tempo dovrà aspettare. Richiedi l'approvazione per l'inoltro di messaggi o la ricerca di una query, in quanto ciò darà al chiamante la possibilità di attendere online o meno.

6

Verifica che il chiamante abbia compreso le informazioni che hai fornito. Rivedi le date e gli orari importanti. Chiedere al chiamante se possono essere di maggiore aiuto prima di terminare la chiamata. Ringrazia il chiamante al termine della chiamata.

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