Come pianificare un evento aziendale
Un evento aziendale è una grande opportunità per rafforzare i legami con clienti e fornitori, organizzarli correttamente è il primo passo per renderlo un successo.
C'è una potente industria di Organizzatori di eventi professionali a tua disposizione, tuttavia potrebbe esserci la situazione in cui devi organizzare un evento per la società in cui lavori. Se è così, speriamo che questa breve guida su come pianificare un evento professionale ti sarà utile
Definisci gli obiettivi del tuo evento
Ogni evento aziendale deve obbedire a un obiettivo specifico, sapendo quale beneficio ci aspettiamo di ottenere dall'evento ci porterà in ogni momento lungo la strada giusta.
Ti consigliamo di prendere una semplice pagina bianca e preparare un caffè. Sedersi di fronte a lui e annotare gli obiettivi desiderati . Ad esempio: per mantenere i miei clienti, ottenere nuovi clienti, premiare i lavoratori, ...
Ciascuno degli obiettivi deve essere misurabile, in modo che alla fine dell'evento sia possibile calcolarne il successo.
Elenco degli ospiti per l'evento
Una volta definiti gli obiettivi, sapremo qual è il pubblico target dell'evento e dovremmo iniziare a redigere la lista degli invitati.
Organizzare gli ospiti per gruppi saprà quante persone della tua azienda devi coinvolgere per partecipare correttamente al giorno dell'evento.
Ogni gruppo di ospiti ha esigenze specifiche e non sarà lo stesso livello di attenzione che dovrete dare ai vostri clienti più grandi che ai nuovi clienti.
Organizzare gli ospiti in gruppi è essenziale nella pianificazione dell'evento perché in molte occasioni scoprirai che devi rinunciare completamente a un gruppo di ospiti, perché non puoi frequentarlo correttamente o perché sono così numerosi che il budget sale.
Scegli lo spazio giusto per celebrare l'evento
Ci sono molti spazi per eventi a tua disposizione sul mercato, di tutte le dimensioni e adatti a tutti i budget. Il numero pianificato di ospiti determinerà il tipo di spazio che devi scegliere.
Se puoi organizzare l'evento nelle tue strutture, è sempre un grande vantaggio, non solo per la riduzione dei costi, ma anche perché rafforzerai il tuo marchio rispetto ai clienti.
Nel caso di scelta di uno spazio contrattato, ti consigliamo di contattare direttamente lo spazio, evitando gli intermediari.
La maggior parte degli spazi fornirà soluzioni per il reclutamento di audio, video, catering, hostess, ... e altri servizi.
Se vuoi risparmiare, ti consigliamo di contattare direttamente i fornitori. È possibile trovare diverse directory con provider internazionali per eventi aziendali.
Definisci il budget dell'evento
Fino a questo punto la pianificazione dell'evento ha avuto ben poco in mente qualcosa di cruciale come il budget ed è uno degli aspetti che determineranno maggiormente l'evento.
Poiché abbiamo già definito gli obiettivi da raggiungere e sappiamo quali sono gli ospiti dell'evento prima di calcolare il budget che andremo ad allocare all'evento, ti suggeriamo di calcolare quale è il beneficio che speri di ottenere.
Non perdiamo di vista il fatto che stiamo pianificando un evento aziendale e quello redditizio è fondamentale, se non è redditizio, non possiamo chiamarlo un evento aziendale.
Non è essenziale vendere nulla nell'evento per poter ottenere un vantaggio, per raccogliere i clienti, per ascoltare ciò che è la tua azienda
