Come scrivere un comunicato stampa
I media ricevono centinaia di comunicati stampa al giorno e devono scegliere tra tutti i più importanti per fare loro notizie. Ecco perché quando scriviamo e inviamo un comunicato stampa dobbiamo prestare attenzione sia al contenuto che al modulo. È importante facilitare il compito al giornalista in modo che sia più facile per lui pubblicare le informazioni che gli abbiamo inviato. Pertanto, vogliamo spiegare come scrivere un comunicato stampa.
1
Prima di tutto, va notato che i comunicati stampa hanno attualmente un formato elettronico, inviato via e-mail o caricato su pagine web. Fino ad oggi, i comunicati stampa non vengono più stampati su carta, ma giornalisti e comunicatori possono decidere a loro discrezione se devono stamparli o meno.
2
Allo stesso modo, è importante ricordare che i comunicati stampa oi comunicati stampa dovrebbero essere interessanti per il giornalista o chi li riceve, cioè che stanno trattando un evento importante o degno di nota che li porta a pubblicare le informazioni. I professionisti della comunicazione ricevono un'infinità di note ogni giorno e devono scegliere quali sono i più interessanti, quindi dovremo selezionare ciò che inviamo.
3
Al momento di scrivere un comunicato stampa, non possiamo dimenticare nessuno dei suoi elementi di base:
- Titolare: deve essere famoso e accattivante per invitare a continuare a leggere, si distingue con un corpo di lettere importanti e in grassetto.
- Sottotitolo: sebbene a volte possa essere superfluo, viene utilizzato per estendere le informazioni del titolo.
- Data e luogo di pubblicazione: prima di iniziare il testo, dobbiamo specificare dove e quando si verificano le informazioni della nota.
- Corpo di informazioni: il testo sarà scritto sotto forma di piramide inversa, cioè con le informazioni più rilevanti nel primo paragrafo. Le 6 W devono essere risolte: cosa, chi, come, quando, dove e perché.
- Dati di contatto: email minima e telefono come informazioni di contatto in modo che il giornalista possa contattarci per espandere le informazioni nel caso in cui ne abbiate bisogno.
4
Riguardo al tipo di linguaggio che dovremmo usare quando scriviamo un comunicato stampa, dovrebbe essere chiaro e conciso, senza elementi tecnici che complichino la successiva pubblicazione delle notizie. Le frasi non dovrebbero essere eccessivamente lunghe, ambigue o difficili da comprendere.
5
Sarà anche molto importante prendersi cura dell'immagine aziendale dell'organizzazione quando si scrive un comunicato stampa. In questo modo, è possibile includere il logo o intestazioni personalizzate, nonché la tipografia aziendale, se disponibile. Il contenuto di un comunicato stampa sarà essenziale, ma anche la forma e il design devono essere curati. Allo stesso modo, possono essere incluse anche informazioni sulla società o entità in modo che il giornalista possa conoscere la missione, la visione e i valori.
6
Sarà essenziale adattare il comunicato stampa in base ai mezzi di comunicazione a cui lo invieremo. Pertanto, se si tratta di un comunicato stampa scritto, sarà molto appropriato allegare immagini che possono essere pubblicate nei notiziari, mentre se è per la radio le fotografie non saranno più utili, ma la voce si interrompe.
7
Per quanto riguarda il formato per scrivere e inviare comunicati stampa, questi devono essere allegati a un'e-mail, mai come corpo di testo dell'e-mail o inseriti come immagine. Inoltre, si consiglia di utilizzare formati di file che impediscono il posizionamento del testo, come può accadere in Word, e che il giornalista lo riceve come l'abbiamo scritto; il PDF sarà un formato ideale. Inoltre, sarà importante che il destinatario possa copiare e incollare parti del testo per facilitare il loro compito.
8
Dobbiamo anche occuparci del modo di inviare il comunicato stampa al giornalista, cioè sarà sempre molto più efficiente scrivere un'e-mail personalizzata per ognuno di loro, indirizzandola per nome. Allo stesso modo, si raccomanda di effettuare un successivo follow-up telefonico per garantire la corretta ricezione del materiale della stampa e quindi di ricordare al giornalista tali informazioni.
Se si invia una massa, è necessario mettere i destinatari in una copia nascosta ; Non commettere l'errore di condividere pubblicamente le e-mail dei giornalisti quando si invia un comunicato stampa.
suggerimenti- Non inviare note ogni volta che l'organizzazione fa qualcosa. Scegli il momento giusto e degno di nota.