Come scrivere un comunicato stampa

I media ricevono centinaia di comunicati stampa al giorno e devono scegliere tra tutti i più importanti per fare loro notizie. Ecco perché quando scriviamo e inviamo un comunicato stampa dobbiamo prestare attenzione sia al contenuto che al modulo. È importante facilitare il compito al giornalista in modo che sia più facile per lui pubblicare le informazioni che gli abbiamo inviato. Pertanto, vogliamo spiegare come scrivere un comunicato stampa.

Passi da seguire:

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Prima di tutto, va notato che i comunicati stampa hanno attualmente un formato elettronico, inviato via e-mail o caricato su pagine web. Fino ad oggi, i comunicati stampa non vengono più stampati su carta, ma giornalisti e comunicatori possono decidere a loro discrezione se devono stamparli o meno.

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Allo stesso modo, è importante ricordare che i comunicati stampa oi comunicati stampa dovrebbero essere interessanti per il giornalista o chi li riceve, cioè che stanno trattando un evento importante o degno di nota che li porta a pubblicare le informazioni. I professionisti della comunicazione ricevono un'infinità di note ogni giorno e devono scegliere quali sono i più interessanti, quindi dovremo selezionare ciò che inviamo.

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Al momento di scrivere un comunicato stampa, non possiamo dimenticare nessuno dei suoi elementi di base:

Titolare: deve essere famoso e accattivante per invitare a continuare a leggere, si distingue con un corpo di lettere importanti e in grassetto.
Sottotitolo: sebbene a volte possa essere superfluo, viene utilizzato per estendere le informazioni del titolo.
Data e luogo di pubblicazione: prima di iniziare il testo, dobbiamo specificare dove e quando si verificano le informazioni della nota.
Corpo di informazioni: il testo sarà scritto sotto forma di piramide inversa, cioè con le informazioni più rilevanti nel primo paragrafo. Le 6 W devono essere risolte: cosa, chi, come, quando, dove e perché.
Dati di contatto: email minima e telefono come informazioni di contatto in modo che il giornalista possa contattarci per espandere le informazioni nel caso in cui ne abbiate bisogno.

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Riguardo al tipo di linguaggio che dovremmo usare quando scriviamo un comunicato stampa, dovrebbe essere chiaro e conciso, senza elementi tecnici che complichino la successiva pubblicazione delle notizie. Le frasi non dovrebbero essere eccessivamente lunghe, ambigue o difficili da comprendere.

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Sarà anche molto importante prendersi cura dell'immagine aziendale dell'organizzazione quando si scrive un comunicato stampa. In questo modo, è possibile includere il logo o intestazioni personalizzate, nonché la tipografia aziendale, se disponibile. Il contenuto di un comunicato stampa sarà essenziale, ma anche la forma e il design devono essere curati. Allo stesso modo, possono essere incluse anche informazioni sulla società o entità in modo che il giornalista possa conoscere la missione, la visione e i valori.

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Sarà essenziale adattare il comunicato stampa in base ai mezzi di comunicazione a cui lo invieremo. Pertanto, se si tratta di un comunicato stampa scritto, sarà molto appropriato allegare immagini che possono essere pubblicate nei notiziari, mentre se è per la radio le fotografie non saranno più utili, ma la voce si interrompe.

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Per quanto riguarda il formato per scrivere e inviare comunicati stampa, questi devono essere allegati a un'e-mail, mai come corpo di testo dell'e-mail o inseriti come immagine. Inoltre, si consiglia di utilizzare formati di file che impediscono il posizionamento del testo, come può accadere in Word, e che il giornalista lo riceve come l'abbiamo scritto; il PDF sarà un formato ideale. Inoltre, sarà importante che il destinatario possa copiare e incollare parti del testo per facilitare il loro compito.

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Dobbiamo anche occuparci del modo di inviare il comunicato stampa al giornalista, cioè sarà sempre molto più efficiente scrivere un'e-mail personalizzata per ognuno di loro, indirizzandola per nome. Allo stesso modo, si raccomanda di effettuare un successivo follow-up telefonico per garantire la corretta ricezione del materiale della stampa e quindi di ricordare al giornalista tali informazioni.

Se si invia una massa, è necessario mettere i destinatari in una copia nascosta ; Non commettere l'errore di condividere pubblicamente le e-mail dei giornalisti quando si invia un comunicato stampa.

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