Come scrivere una lettera per un cliente da pagare

Quando viene richiesto il pagamento di un cliente, vengono utilizzate misure appropriate per creare lettere efficaci da inviare a loro. Le lettere di richiesta di pagamento vengono utilizzate quando un cliente non paga una fattura alla data di scadenza. Più tempo impiega un cliente a pagare una fattura, più lettere scrive un'azienda a questo cliente. Una lettera di richiesta di pagamento deve essere cortese, chiara e deve fornire dettagli sulla violazione che il cliente sta commettendo.

Passi da seguire:

1

Utilizza la carta intestata dell'azienda, perché contiene tutte le informazioni sull'organizzazione e spesso sembra più formale.

2

La lettera deve essere indirizzata a una persona specifica . Devi avere la data della lettera, seguita dal nome e dall'indirizzo del cliente. Indirizzare la persona che dice "Gentile", seguita dal nome completo del cliente.

3

Specificare lo scopo della lettera. Una lettera per una richiesta di pagamento deve chiaramente comunicare questo scopo all'inizio della stessa. Usa un tono professionale e usa parole positive e calde.

4

Include i dettagli del debito. Specifica la data dei servizi per questo debito, la data di scadenza originale e l'importo dovuto comprese le tasse in ritardo. Include il numero di fattura, consentendo così al cliente di trovare il documento originale più facile. Molte aziende includeranno anche una copia della fattura originale in questo tipo di lettera. Informa il cliente sul tasso di interesse dei pagamenti in ritardo.

5

Chiedi ai clienti il pagamento. Il cliente sa che è possibile evitare ulteriori addebiti per i pagamenti in ritardo pagando l'importo corrispondente entro un certo periodo. Chiedi al cliente di chiamarti per prendere accordi se non è in grado di effettuare il pagamento per intero in quella data. Includi l'estensione del tuo numero di telefono diretto, se necessario. Includi il tuo indirizzo e-mail e quindi offri la tua corrispondenza attraverso questo modulo, se il cliente lo desidera.

6

Grazie al cliente Se il pagamento è già stato effettuato, ringrazia il cliente. Grazie in anticipo ai clienti per l'invio di un pagamento immediato. Informa il cliente che se hai domande in merito, non esitare a chiamare.