Come organizzare i file

L'organizzazione del tuo file system può prevenire la perdita di documenti . Dopo aver organizzato i file, puoi ridurre il numero di documenti nelle tue cartelle e presentare solo ciò che è importante ed essenziale per te.

• Cartelle sospese
• File di cartelle
• tag

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Ordina i documenti della tua organizzazione in gruppi, in quanto ciò ti aiuterà nel coordinamento delle tue categorie o classi. Decidi quali documenti devono essere inseriti in ogni categoria. Crea sezioni in ogni categoria, in quanto ti aiuterà nella gestione e organizzazione dei tuoi file.

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Crea sottocategorie per ogni categoria. Potrebbe essere difficile organizzare un file system in categorie e sottocategorie, ma sarà conveniente dopo che il file system è organizzato. Questi file system possono essere utili e inoltre, è possibile semplificare il file system dividendolo in diverse sottocategorie come luogo, data e nome.

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Categorizza il tuo sistema di cartelle usando colori codificati per rendere tutti i file importanti e tenerli separati gli uni dagli altri. I colori importanti ti aiuteranno a trovare qualsiasi file in questione in qualsiasi momento e non dovrai controllare ogni cartella quando hai bisogno di localizzare un particolare file.

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Usa da tre a cinque colori. Usa un colore particolare per ogni categoria. È possibile utilizzare il colore blu per i file domestici, rosso per i file medici, verde per i file finanziari e arancione per i file personali. Usando i colori puoi separare ogni categoria.

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Utilizzare etichette colorate per cartelle appese e etichette bianche per l'etichettatura, in quanto possono essere facilmente lette in bianco. Posiziona ogni etichetta nella posizione di tabulazione della cartella in base alle categorie che hai creato in ordine alfabetico o numerico.

• È possibile posizionare l'etichetta nella cartella numericamente, ma evitare di organizzare i file in ordine numerico. Potresti preferire un file system alfabetico con nomi come medici, economia domestica e personale.
• L'uso di un determinato colore come il rosso per le cartelle cliniche identifica l'importanza del file e sarà facilmente accessibile per raggiungerli quando arriva il momento delle chiamate per un'emergenza.